Ottawa, le 18 décembre 2018
Avis est donné par la présente que l’assemblée générale annuelle des membres de l’Alliance canadienne du tourisme sportif inc. (ci-après appelée la « Corporation ») sera tenue le mardi 19 mars 2019 à 08:30 heures, à Westin Hotel Ottawa. Il est rappelé aux membres que le vote par procuration est permis.
Assemblée générale annuelle 2019
ORDRE DU JOUR
I. Mot de bienvenue et présentation par le président
II. Adoption de l’ordre du jour
III. Adoption du procès-verbal de l’assemblée générale annuelle tenue le 7 mars 2018
IV. Rapport du président
V. Rapport du directeur général
VI. Rapport financier de l’exercice terminé le 31 décembre 2018
VII. Nomination des vérificateurs
VIII. Approbation des actes posés par les administrateurs
IX. Modifications aux Règlements généraux
X. Élection des administrateurs
XI. Autres affaires
XII. Levée de l’assemblée
Appel de candidatures – Administrateurs de l’ACTS
L’Alliance canadienne du tourisme sportif (ACTS), un organisme à but non lucratif créé en novembre 2000. L’ACTS est à la recherche de personnes qui veulent faire une différence et accroître la capacité du Canada à attirer et à tenir des manifestations de tourisme sportif. Les candidates et candidats qualifiés sont invités à se présenter en soumettant leur candidature en ligne à l’adresse: https://www.surveymonkey.com/r/CSTA_Board_Nom_2019_F avant le vendredi 18 janvier 2019 à 20 h 00 HNE. Un comité de candidatures examinera toutes les candidatures reçues et recommandera une liste de candidats à l’Assemblée générale annuelle prévue le 19 mars à Ottawa.
COMITÉ DE CANDIDATURE DE L’ACTS
Le Comité de candidature procède à l’étude des candidatures afin de soumettre des propositions en vue de l’élection de cinq (5) membres du conseil d’administration pour l’exercice 2019-2021.
A. LIGNES DIRECTRICES DU COMITÉ DE CANDIDATURE DE L’ACTS
OBJET
Le Comité de candidature a pour objet de sélectionner des candidats provenant de l’industrie canadienne du tourisme sportif en vue de combler les postes ouverts au conseil d’administration de l’ACTS. Les postes ouverts comprennent :
- Cinq (5) membres du conseil d’administration à titre de représentants de l’ACTS pour un mandat de deux ans se terminant en mars 2021.
DÉMARCHE
Le Comité de candidature est composé de quatre (4) membres incluant le président, deux (2) membres du conseil d’administration et le directeur général. Le Comité de candidature applique la procédure suivante :
- Affichage des postes ouverts – Les postes sont affichés sur le site Web de l’ACTS dès maintenant et la période de mise en candidature prendra fin le vendredi 18 janvier 2019 à 20 h 00 HNE.
- Bassins inclusifs de talents – Le Comité de candidature souhaite puiser dans des bassins inclusifs de talents de manière à assurer la diversité parmi les candidats membres ainsi que les organisations qu’ils représentent.
- Liste finale des candidats – Le Comité de candidature recommandera une liste finale de candidats au conseil d’administration. Le président du Comité de candidature révisera la démarche ainsi que les personnes dont la candidature a été retenue et sollicitera l’autorisation de soumettre la liste aux membres pour approbation lors de l’assemblée générale annuelle 2019.
- Notification – Toutes les personnes s’étant portées candidates seront informées du statut de leur candidature avant l’assemblée générale annuelle des membres.
- Annonce des nouveaux membres du conseil d’administration – Lors de l’assemblée générale annuelle des membres à Ottawa, en mars 2019, la liste des nouveaux membres du conseil d’administration sera annoncée aux membres.
- Mandat – Le mandat débute au moment de la levée de l’assemblée générale annuelle des membres 2019.
B. RÔLE GÉNÉRAL D’UN CONSEIL D’ADMINISTRATION
Le conseil d’administration est composé des dirigeants (président, vice-président, trésorier, secrétaire, du président sortant), six administrateurs et le DG. Les dirigeants constituent le comité exécutif. Le mandat d’un membre du conseil d’administration est de deux (2) ans. Le conseil d’administration est l’instance de régie de l’Association. Le conseil d’administration délibère et agit uniquement par consensus durant une réunion dûment convoquée et annoncée et dont le quorum est dûment constaté.
C. RESPONSABILITÉS
Un membre du conseil d’administration a la responsabilité de représenter les effectifs de l’ACTS. La fonction requiert que le membre du conseil d’administration assume les responsabilités suivantes :
- Participation aux réunions – Le membre du conseil d’administration a la responsabilité de participer à toutes les réunions du conseil d’administration, que ces réunions se tiennent par conférence téléphonique ou face à face.
- Participation aux comités – Le membre du conseil d’administration a la responsabilité de participer activement à un ou à plusieurs des comités de l’ACTS.
- Être informé – Le membre du conseil d’administration doit se tenir informé des affaires de l’association afin de pouvoir remplir ses fonctions adéquatement et agir dans le meilleur intérêt de l’Association. On s’attend à ce que le membre du conseil d’administration se prépare pour chaque conférence téléphonique ou réunion du conseil d’administration en examinant toute la documentation fournie avec l’ordre du jour de la réunion. Le membre du conseil d’administration a également la responsabilité d’être à l’écoute, comprendre et partager les besoins des membres.
- Conflit d’intérêt et confidentialité – Le membre du conseil d’administration doit s’abstenir de prendre part à toute décision de l’association quand le membre du conseil d’administration a un intérêt financier dans la transaction en question sans d’abord en informer le conseil d’administration et suivre les procédures appropriées.
D. QUALIFICATIONS DÉSIRÉES
- Un minimum de cinq (5) ans d’expérience en gestion d’un organisme tourisme/sportif/accueil de manifestations sportives
- Faire preuve de leadership dans son poste actuel
- Posséder l’aptitude à formuler et mettre en œuvre des plans stratégiques
- Démontrer la capacité de formuler et effectuer des présentations verbales
